Meldregeling
Het belang van een goede meldregeling
Met de Europese Klokkenluidersrichtlijn moeten veel bedrijven voorzien in een klokkenluidersregeling. Bedrijven met 50 tot 249 medewerkers moeten dit eind 2023 geregeld hebben en bedrijven met meer dan 250 medewerkers moeten dit al in 2021 hebben. Wat betekent dit in de praktijk?
Verplichting geldt al in Nederland
In Nederland gold er al een verplichting voor organisaties om een meldregeling te hebben. De wet ‘Huis voor klokkenluiders (HvK)’ uit 2016 verplicht namelijk werkgevers waar ten minste 50 mensen werken om een meldregeling in te voeren voor het melden van vermoedens van misstanden.
Praktische invulling van een meldregeling
Een meldregeling moet een middel bieden voor medewerkers om een vermoedelijke misstand te melden. Dit wordt vaak al erg gecompliceerd voorgesteld maar er zijn verschillende manieren om dit in te stellen. Denk daarbij aan een e-mail adres, een weblink, een contactpersoon of een telefoonlijn. De onderwerpen waarover een melding gaat kunnen divers zijn. Grote zaken als corruptie, witwassen, discriminatie, maar ook milieubescherming, arbeidsveiligheid en nog veel meer.
Medewerkers melden dergelijke overtredingen vaak en proberen dit eerst intern te doen. De genoemde kanalen helpen hierbij. Ze hopen dat de werkgever een einde maakt aan het afgekeurde gedrag.
Voor veel kleinere en middelgrote organisaties is het niet nodig om heel gecompliceerde technische tools op te zetten voor een meldregeling. Het belangrijkste is dat een meldpunt laagdrempelig genoeg is voor medewerkers om een melding te doen maar dat er ook een goed proces is om een melding te onderzoeken en op te volgen. Uiteindelijk moet de melding leiden tot iets goeds. In 99% van de gevallen is een melding immers ook echt in het belang van de organisatie om het op te lossen.
Hulp bij het opzetten van een Meldregeling
Wij helpen organisaties met het opstellen van een meldregeling en ook met de uitvoering hiervan. Voor veel MKB-bedrijven is het zaak om een duidelijke en overzichtelijke meldstructuur te hebben. Het uitbesteden van het beheer van de eerste melding draagt bij aan de bescherming van de melder en een objectieve afhandeling.
Een duidelijke beschrijving van de meldregeling, hoe te melden, de bescherming van de melder en de interne procedure.
Voor veel organisaties loont het om een meldinstrument laagdrempelig en eenvoudig te houden. Door een externe partij de eerste meldingen te laten ontvangen kan de vertrouwelijkheid en anonimiteit worden gewaarborgd. Dit hoeft niet met dure technische applicaties maar kan ook met een eenvoudige, beschermde emailbox.
De meeste organisaties ontvangen relatief weinig meldingen. Daarom verdient het aanbeveling om meldingen door experts te laten behandelen. Integriteitsissues zijn vaak complex en geen alledaagse zaak voor de meeste managers.